[DE] Mantantenübergreifende Funktionen - Empfänger

Mandantenübergreifende Empfängersuche

Die mandantenübergreifende Empfängersuche ermöglicht eine zentrale Analyse und Verwaltung von Empfängerdaten über mehrere Mandanten hinweg. Sie schafft Transparenz darüber, in welchen Mandanten ein bestimmter Empfänger vorhanden ist, und erleichtert so die konsistente Pflege von Kontaktdaten.

Auf dieser Grundlage können mandantenübergreifend gezielte Aktionen durchgeführt werden. Dazu zählen unter anderem die Reaktivierung von Empfängern, das Entfernen aus der Robinsonliste oder Blacklist, das Zurücksetzen von Bounces sowie die vollständige Löschung von Empfängerdaten. Dies unterstützt sowohl die Datenqualität als auch die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.

Darüber hinaus lassen sich zentrale Abfragen durchführen, wie etwa die Erstellung eines Auskunftsberichts gemäß Art. 15 EU-DSGVO sowie die Einsicht in versendete E-Mail-Kampagnen.

Ergänzend bietet die Funktion eine Übersicht darüber, in welchen Mandanten ein Empfänger geführt wird und ob dieser für den Versand von E-Mail-Kampagnen berücksichtigt wird.

Anwendung

Die mandantenübergreifende Empfängersuche ist in der Empfängerübersicht integriert und ermöglicht einen zentralen Zugriff auf Empfängerdaten über mehrere Mandanten hinweg. Sie finden die Funktion im Menü unter „Empfänger“ > „Empfänger“, wo Sie diese gezielt auswählen können.

Im nächsten Schritt geben Sie die gewünschte E-Mail-Adresse des Empfängers ein und wählen die relevanten Mandanten aus, in denen die Suche durchgeführt werden soll. Dies ermöglicht eine gezielte und effiziente Eingrenzung der Ergebnisse.

Nach Klick auf „Suche“ werden die verfügbaren Informationen zum Empfänger mandantenübergreifend dargestellt. Die Ergebnisse liefern eine strukturierte Übersicht über die vorhandenen Daten und ermöglichen eine schnelle Analyse sowie weiterführende Aktionen.

Mandantenübergreifende Aktionen und Abfragen

Nach Durchführung der Suche wird eine tabellarische Übersicht aller Empfänger angezeigt, die der eingegebenen E-Mail-Adresse in den ausgewählten Mandanten entsprechen. Auf Basis dieser Ergebnisse stehen verschiedene mandantenübergreifende Aktionen sowie weiterführende Abfragen zur Verfügung.

Aktionen

Für die gefundenen Empfänger können zentrale Verwaltungsmaßnahmen mandantenübergreifend durchgeführt werden. Dazu zählen:

• Empfänger reaktivieren: Reaktivierung von Empfängern, die aufgrund automatischer Prozesse deaktiviert wurden
• Aus Robinsonliste entfernen: Entfernen von Empfängern aus der Robinsonliste
• Aus Blacklist entfernen: Entfernen von Empfängern aus der Blacklist
• Bounce zurücksetzen: Zurücksetzen der Bounce-Zähler (z. B. Hard- und Soft-Bounces)
• Empfänger löschen: Vollständige Löschung der Empfängerdaten inklusive Erstellung eines Löschberichts gemäß Art. 17 EU-DSGVO

Diese Funktionen ermöglichen eine konsistente und effiziente Pflege von Empfängerdaten über alle Mandanten hinweg.

Abfragen

Zusätzlich stehen mandantenübergreifende Abfragen zur Verfügung, die eine transparente Auswertung und Nachvollziehbarkeit ermöglichen:

• Auskunftsbericht gemäß Art. 15 EU-DSGVO: Erstellung eines vollständigen Berichts über alle zu einem Empfänger gespeicherten Daten
• Versendete E-Mail-Kampagnen: Übersicht und Analyse der an den Empfänger versendeten Kampagnen über alle Mandanten hinweg

Die Kombination aus zentralen Aktionen und umfassenden Abfragen unterstützt sowohl operative Prozesse als auch die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Mandantenübergreifender Import

Der mandantenübergreifende Import ermöglicht es, Empfänger effizient in mehrere Mandanten gleichzeitig zu übertragen. Dadurch wird der manuelle Aufwand reduziert, die Datenqualität verbessert und der gesamte Importprozess deutlich beschleunigt.

Voraussetzung für die Nutzung ist eine einheitliche Datenstruktur in den Zielmandanten. Insbesondere müssen alle relevanten Empfängerfelder in den jeweiligen Mandanten vorhanden sein, die gleichen Feldtypen verwenden und erforderliche Pflichtfelder entsprechend definiert sein.

Anwendung

Der Importprozess erfolgt zunächst wie gewohnt. Im zweiten Schritt kann im unteren Bereich die Option „In mehrere Mandanten importieren“ aktiviert werden. Anschließend lassen sich die gewünschten Zielmandanten auswählen, in die die Empfängerdaten übertragen werden sollen.

Sperrlisten verwalten

Die Verwaltung von Blacklists und Robinsonlisten ist ein zentraler Bestandteil eines regelkonformen Kommunikationsmanagements. Beide Listen ermöglichen es, Empfänger gezielt von der Kontaktaufnahme auszuschließen.

Empfänger können dabei mandantenübergreifend aus der jeweiligen Sperrliste entfernt werden. Diese Funktion stellt sicher, dass Änderungen zentral wirksam werden und konsistent über alle Mandanten hinweg gelten. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand reduziert und eine einheitliche Datenbasis gewährleistet.

Anwendung

Um einen Empfänger aus mehreren Mandanten gleichzeitig von einer Sperrliste zu entfernen, nutzen Sie die Funktion „E-Mail aus Blacklist/Robinsonliste in mehreren Mandanten entfernen“.

Wählen Sie zunächst den entsprechenden Empfänger aus. Anschließend geben Sie die Mandanten an, für die die Entfernung durchgeführt werden soll.

Prüfen Sie Ihre Auswahl und bestätigen Sie den Vorgang mit „Entfernen“. Der Empfänger wird daraufhin aus den Sperrlisten der ausgewählten Mandanten entfernt.