[DE] Event Check-In

Welche Vorbereitungen muss ich für einen reibungslosen Check-In treffen?

Während der Veranstaltung können Sie das Ticket Ihrer Teilnehmer mithilfe des QR-Code Scanners in der Online Event App oder mit einem belieben QR-Code Scanner über ein Smartphone oder Tablet einscannen. Die Online Event App kann durch einscannen des QR-Codes im Reiter „Check-in“ des jeweiligen Events oder durch Klick auf den entsprechenden Link aufgerufen werden. Der Zugang ist mit einem Pincode verschlüsselt, der im Tab „Check-In“ zu finden ist, welcher von Ihnen auch geändert werden kann. Ebenfalls ist es möglich, den Pincode für einen Testlauf vorübergehend freizuschalten. Ansonsten ist der Pincode im Eventzeitraum sowie 6 Stunden vor und nach der Veranstaltung aktiv.

Im Tab „Check-In“ des Events haben Sie die Möglichkeit eine Kampagne zu hinterlegen, die bei Bestätigung der Teilnahme automatisiert versendet wird. Damit können Sie Ihre Empfänger auf eventuelle Änderungen oder über Informationen zur Veranstaltung hinweisen.

Welche Möglichkeiten habe ich mit der Event App?

Nach Eingabe der Online Event App – welche nicht im App-Store heruntergeladen werden muss – wird Ihnen der Eventstatus, der Name sowie der Ort des Events angezeigt. Hier finden Sie auch ein übersichtliches Kreis-Diagramm, das Ihnen einen guten Überblick über den Teilnehmerstatus verschafft.

In der Event App haben Sie folgende Möglichkeiten, die tatsächliche Teilnahme von Gästen zu vermerken:

• Scan des QR-Code Tickets
  Scannen Sie den QR-Code und verwandeln Sie die Anmeldung mit einem Klick in eine Teilnahme. Dabei können Sie den QR-Code Scanner in der Online Event App, oder einen beliebigen QR-Code Scanner (auf Ihrem mobilen Gerät z.B. Smartphone oder Tablet) verwenden.
  Haben Sie Begleitpersonen zum Event zugelassen, so können Sie den Teilnehmer inkl. der Begleitperson als Teilnehmer registrieren. Sollte der Gast ohne Begleitperson erscheinen, können Sie den Teilnehmer auch ohne Begleitperson registrieren.

• Auswahl aus der Gästeliste
  Fast genauso schnell finden Sie Ihre Gäste im „Durchsuchen“-Dialog der Event App. Wenn der Gast sein Ticket vergessen hat, können Sie den Teilnehmer auf diese Weise registrieren.

• Neuen Teilnehmer hinzufügen
  Auch diese Option besteht. Wenn ein Gast unangekündigt erscheint, können Sie ihn auch nachträglich auf die Teilnehmerliste setzen.

Wie funktioniert der Check-In bei Teilevents?

Beim Check-In ist es möglich, mittels Drop-Down-Feld das gewünschte Event in der Event-App auszuwählen. Dabei kann zwischen dem Hauptevent und den einzelnen Teilevents gewählt werden. Dabei wird die Auswahl beim verwendeten Gerät gespeichert.

Ebenfalls ist in der Event-App der Wechsel zwischen den verschiedenen Check-In’s möglich.

Der Check-In kann mit nur einem QR-Code für einzelne Teilevents erfolgen. Wird ein QR-Code gescannt, wird der entsprechende Gast für das in der Event-App zuvor ausgewählte Haupt- oder Teilevent als Teilnehmer registriert.

Wird beim Scannen eines QR-Codes erkannt, dass der Gast für das zuvor gewählte Teilevent nicht angemeldet ist, wird eine Benachrichtigung angezeigt, damit entsprechend reagiert werden kann.

Auf dem Eventticket, sowie bei Scannen des QR-Codes werden die Felder, welche im Eventformular hinterlegt sind (z.B. Teileventfelder) angezeigt. Somit kann beispielsweise erkannt werden, für welches Teilevent sich der Gast angemeldet hat. Wie die Felder des Formulars auf dem Eventticket bzw. in der Event-App angezeigt werden, ist abhängig davon, welche Beschriftung das Feld im Eventformular hat.

Wie gehe vor, wenn ich den Gast aus Versehen zum Hauptevent angemeldet habe, ich ihn aber nur bei einem Teilevent anmelden möchte?

Hierfür gibt es die Möglichkeit, den „Event-Status“ des Gastes zu ändern. In diesem Fall müsste das Hauptevent in der Event-App ausgewählt werden (falls dies nicht schon ausgewählt ist). Anschließend muss der Gast über die Suche herausgesucht werden. Sobald der Gast gefunden und ausgewählt wurde, kann die „Teilnahme widerrufen“ werden. Anschließend kann in diesem Beispiel das gewünschte Teilevent in der Event-App ausgewählt werden, um den Event-Status des Gastes für das Teilevent ändern zu können.