[DE] Double-Opt-In bei WhatsApp Newslettern

So funktioniert die rechtssichere Anmeldung zum WhatsApp Newsletter

Beim Versand von WhatsApp Newslettern ist der Datenschutz besonders wichtig – vor allem im Hinblick auf die DSGVO. Um sicherzustellen, dass Empfänger der Besendung von Nachrichten ausdrücklich zustimmen, wird das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren eingesetzt. Nur wenn Sie sich daran halten, sind Sie 100 % rechtskonform.

Um 100 % rechtssicher zu sein, empfehlen wir, sich die Einwilligung direkt beim Empfänger mittels Double-Opt-In einzuholen. So haben Sie die Einwilligung direkt in der eworx Marketing Suite gespeichert und können diese im Zweifelsfall einfach und schnell nachweisen.

In dieser Anleitung zeigen wir Schritt für Schritt, wie ein rechtssicherer Double-Opt-In Prozess bei WhatsApp Newslettern umgesetzt wird und worauf dabei besonders zu achten ist.

Ob und unter welchen Voraussetzungen das Besenden von Empfängern, die mit Ihnen in einer Vertragsbeziehung stehen (z.B. Kunden, Partner, etc.) auch ohne explizite Double-Opt-In Bestätigung durch den Empfänger erlaubt ist, klären Sie am besten in einer Rechtsberatung.

Double-Opt-In Prozess

Um den Double-Opt-In Prozess konfigurieren zu können, muss zuerst ein WhatsApp Konto eingerichtet werden. Eine Anleitung, wie Sie Ihr WhatsApp Konto einrichten können, finden Sie hier.

Im oberen Teil finden Sie die Information, welches WhatsApp Konto verknüpft wurde. Ebenfalls können Sie hier zwischen mehreren Telefonnummern auswählen, falls unter „WhatsApp Konten“ mehrere Telefonnummern hinzugefügt wurden. Dies ist die Telefonnummer an die der Empfänger die WhatsApp Nachricht zur Newsletter Anmeldung sendet. Ebenfalls können in diesem Bereich die Schlüsselwörter für die Anmeldung und Abmeldung festgelegt werden. Die Platzhalter für die Schlüsselwörter können anschließend über den Text Editor bei der „Double-Opt-In Nachricht“, „Anmeldebestätigung“ und „Opt-Out Nachricht“ ausgewählt werden. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, den Link oder den QR-Code für die sogenannte Click-To-Chat Nachricht an Ihre Empfänger weiterzuleiten, um diese direkt mit der Willkommensnachricht in den WhatsApp-Chat zu leiten.

Werden Änderungen im „Double-Opt-In Prozess“ vorgenommen, können Sie mithilfe der Buttons entscheiden, ob sie diese Änderungen „Aktivieren“ oder „Zurücksetzen“ möchten. Es kann immer nur einen aktiven WhatsApp "Double-Opt-In Prozess" geben. Werden Änderungen im "Double-Opt-In Prozess" vorgenommen, haben Sie die Möglichkeit den neuen "Double-Opt-In Prozess" zu "Aktivieren" und somit Ihre Änderungen zu übernehmen. Dadurch können Sie Änderungen, die Sie am Double-Opt-In Prozess vornehmen, in der Vorschau prüfen oder Click-To-Chat QR Codes erzeugen, ohne dass die Änderungen ungeprüft freigeschaltet werden. Erst durch das explizite Aktivieren des Prozesses werden die Änderungen für alle Empfänger freigeschaltet. Ihre vorgenommenen Änderungen können Sie jedoch auch wieder "Zurücksetzen". Damit werden die letzten Änderungen (Bearbeitungsversion) wieder mit dem Stand des aktuell aktiven "Double-Opt-In Prozess" überschrieben.

Änderungen werden nicht für jene Empfänger übernommen, welche bereits den "Double-Opt-In Prozess" gestartet haben. Ebenfalls werden alle Abmelde-Schlüsselwörter gespeichert. Somit wird die Abmeldung eines Empfängers berücksichtigt, auch wenn dieser ein "altes" Abmelde-Schlüsselwort verwendet, welches nicht mehr im aktiven "Double-Opt-In Prozess" verwendet wird.

Auf der rechten Seite finden Sie auch noch ein Smartphone, das eine Vorschau des vollständigen "Double-Opt-In-Prozesses" zeigt.

Click-To-Chat Nachricht

Hier können Sie eine vorgefertigte Nachricht für den Empfänger erstellen, die im WhatsApp-Chat abgeschickt wird. Formatierungen oder dergleichen sind hier nicht möglich, um eine korrekte Verarbeitung der Nachricht in der eworx Marketing Suite zu gewährleisten.

Beim Scan des oben angeführten QR-Codes auf dem Smartphone oder Klick des Links öffnet sich automatisch WhatsApp mit der vorgefertigten Nachricht an die in der eworx Marketing Suite konfigurierte Telefonnummer.

Double-Opt-In Nachricht

In diesem Schritt können Sie zwischen zwei Double-Opt-In Methoden wählen. Wird hier der ‚Button' ausgewählt, wird das Schlüsselwort für die Anmeldung als Button dargestellt. Wird als „Opt-In Methode“ ‚Textnachricht‘ ausgewählt, wird lediglich der von Ihnen konfigurierte Text angezeigt. Dabei können die Schlüsselwörter über den Text Editor eingefügt werden. Wir empfehlen beide Schlüsselwörter für die Anmeldung als auch für die Abmeldung im Text zu integrieren.

Falls das Schlüsselwort für die Anmeldung in der Double-Opt-In Nachricht nicht vorkommt, wird dies mit einer Warnung angezeigt, da ansonsten unter Umständen der Double-Opt-In Prozess durch den Empfänger aufgrund der fehlenden Informationen nicht abgeschlossen werden kann.

Bei der „Opt-In Wartezeit“ können Sie die Anzahl an Tagen festlegen, ab wann der
Opt-In Versuch abgebrochen wird. Wollen Sie diese Funktion deaktivieren, geben Sie eine Wartezeit von 0 Tagen an.

Anmeldebestätigung

Hier können Sie jene Nachricht erstellen, welche nach erfolgter Double-Opt-In Bestätigung an den Empfänger verschickt wird. Hier ist es ebenfalls möglich über den Text Editor die Schlüsselwörter für die An- und Abmeldung einzufügen. Wir empfehlen hier vor allem das Schlüsselwort für die Abmeldung in Ihrem Text zu integrieren.

Sobald der Empfänger der Zusendung eingewilligt hat, erhält dieser den „WhatsApp Double-Opt-In Status“ ‚Bestätigt‘. Dabei ist der genaue Zeitpunkt der Einwilligung in den „Metadaten“ des Empfängers in der eworx Marketing Suite dokumentiert.

Opt-Out Nachricht

Hier kann jene Nachricht erstellt werden, welche nach der Abmeldung an den Empfänger verschickt wird. Auch hier können über den Text Editor die Schlüsselwörter für die An- und Abmeldung eingefügt werden. Falls gewünscht, können Sie hier das Schlüsselwort für die Anmeldung hinterlegen, falls der Empfänger sich aus Versehen vom Newsletter abgemeldet hat.

Sobald sich der Empfänger vom WhatsApp Newsletter abgemeldet hat, erhält dieser den „WhatsApp Double-Opt-In Status“ ‚Widerrufen‘. Dabei ist der genaue Zeitpunkt in den „Metadaten“ des Empfängers in der eworx Marketing Suite dokumentiert. Empfänger, welche die Einwilligung der Zusendung widerrufen haben, können auch nicht mehr besendet werden.

Reply Nachricht

Diese Nachricht wird als Antwort auf alle Empfängernachrichten verwendet, wenn die gesendete Nachricht nicht den definierten Nachrichten bzw. Schlüsselwörtern des Double-Opt-In Prozess zugeordnet werden kann. Hier kann der Empfänger darauf hingewiesen werden, dass über den Kanal lediglich WhatsApp Newsletter versendet werden und eingehende Nachrichten nicht bearbeitet werden. Diese Nachricht wird unter anderem verwendet, wenn ein Empfänger beispielsweise auf einen WhatsApp Newsletter mit einer Textnachricht antwortet.